Quando vou visitar um potencial cliente, para o meu sistema de emissão e controle de notas fiscais de serviço, frequentemente, ouço a seguinte pergunta:

Quais as vantagens e desvantagens em emitir a NFS-e por meio de um sistema ou pelo acesso da internet, ao site da prefeitura.

Antes de continuar gostaria de ressaltar que a sede da minha empresa é na cidade do Rio de Janeiro e as observações que se seguem não se aplicam apenas à cidade do Rio de Janeiro (onde a NFS-e que estamos falando é a Nota Carioca). Os pontos aqui abordados se aplicam são válidos para qualquer empresa que esteja sediada num município onde exista a opção de emitir a NFS-e por meio de um webservice disponibilizado pela prefeitura ou diretamente do site da prefeitura.

A minha primeira resposta sempre é:

Depende!

Imediatamente a seguir faço duas novas perguntas:

Qual o seu ramo de atividade e quantas notas fiscais você emite por mês?

O número de notas fiscais emitidas por mês é um primeiro indicador de qual será a resposta.

Se o número é baixo e gira no entorno de 20 notas ao mês, com certeza a opção de emitir as NFS-e por meio de acesso ao site da prefeitura será a mais vantajosa e a mais econômica.

Com certeza o custo de aquisição de qualquer sistema, por melhor e mais barato que seja não se justifica. Ligar o computador, acessar o site da prefeitura, digitar as informações do cliente, que se for um cliente regular já estarão armazenadas no site da prefeitura e em seguida digitar as informações do serviço não demoram mais do que 5 minutos. Menos tempo do que se gasta para tomar um cafezinho.

Um cafezinho a menos a cada dia, durante o mês e o problema de emissão das NFS-e está resolvido.

Existem situações onde o número de emissão de NFS-e gira em torno de 100 a 150 NFS-e ao mês, mas mesmo assim ainda continua sendo vantajosa a emissão das NFS-e através do site da prefeitura. É o caso de médicos, dentistas e alguns outros profissionais. Se ele tiver uma recepcionista ou uma secretária, esta poderá, após cada consulta acessar o site e rapidamente emitir a NFS-e. Não haverá muita diferença para o cliente, pois uma vez terminada a consulta ele já esperava, antigamente, pelo preenchimento manual da nota fiscal. Agora, talvez, ele espere um pouco mais, mas a nota fiscal será mais nítida, bonita e impressa pelo computador ou então enviada para o seu e-mail.

A minha experiência indica que o ponto de indiferença entre emitir NFS-e por sistema ou por acesso ao site da prefeitura está na faixa de 150 notas emitidas no mês. Se as NFS-e puderem ser emitidas ao longo do mês esse número poderá até ser maior, mas, no entanto, se a emissão das NFS-e tiver que se dar num pequeno intervalo de tempo, tipo um ou dois dias, por questões organizacionais da empresa, esse número poderá ser menor. Nessa situação a emissão da NFS-e será mais vantajosa e eficiente se realizada através de um sistema.

Para grandes empresas que emitem mais de 10.000 NFS-e ao mês não existe outra opção que não seja através de um sistema.

Para aquelas que precisam de muita agilidade na emissão das NFS-e o novo serviço que a Nota Carioca passou a disponibilizar com certeza veio a calhar muito bem. É o caso de casas de espetáculo onde um grande número de NFS-e tem que ser emitido num curto espaço de tempo e de forma bem eficiente. Tenho o orgulho de dizer que o sistema da Estratégia para emissão de NFS-e, em particular Nota Carioca, já está fazendo uso desse serviço, em apenas um dia após o anúncio deste.