Uma das dúvidas que constantemente me assombra, com relação à NFS-e é qual a melhor opção:

Emitir a NFS-e acessando diretamente o site da prefeitura – se for possível;

Emitir a NFS-e através de um sistema que então fará ao cesso ao site para a emissão da nota, propriamente dita.

É claro que existe uma questão ética envolvida. Na posição de desenvolvedor e tendo criado uma solução não só para a emissão, mas também o controle, cancelamento e muito mais para as NFS-e – Nota Carioca, fico as vezes numa tremenda indecisão se devo ou não recomendar a minha solução, que por sinal, considero muito boa.

Mas o ideal é pensar da forma o mais racional possível para que se tome uma decisão, que não venha a causar arrependimentos futuros.

Inegavelmente um dos critérios a considerar na decisão é o número de notas fiscais emitidas durante o mês.

Se analisarmos esse parâmetro de forma estrita é muito provável que estaremos, por vezes tomando uma decisão incorreta.

Senão vejamos. Um dos principais objetivos e ou foco de um sistema é o da redução de erros de lançamentos devido a erros de digitação. Pois erros geram custos, retrabalho e com certeza muita perda de tempo.

A sua empresa pode até emitir poucas NFS-e por mês, na faixa de umas poucas dezenas e pensando de forma racional, você toma a decisão de emitir as notas fiscais diretamente pelo site, digitando as informações no site da prefeitura.

Imagine uma nota fiscal de certo valor, cheia de retenções de toda sorte. Apesar de se tratar apenas de uma NFS-e, mas com ela está envolvida a digitação de muitos números e valores.

Pode apostar que o número de vezes em que algum valor será digitado de forma equivocada é muito maior do que você pensa ou pode imaginar. Mas isso é natural que venha a ocorrer, afinal você está num escritório e no meio da emissão da nota o telefone toca ou a campainha, e você tem que resolver e decidir algo naquele instante, você perde a atenção, diminui a concentração e o erro ou a digitação equivocada, surge inexoravelmente.

O site não realiza nenhuma consistência com relação aos valores e retenções informadas. Ele apenas registra o que você informou. Já um sistema trata a informação antes de enviá-la ao sistema. Regras de cálculo estão armazenadas no sistema. Os dados são apresentados antes do envio para serem verificados e auditados e só depois de todo esse processo eles são enviados para a prefeitura.

Nessa situação as chances de erro tornam-se muito menores. O retrabalho, por ventura existente, é muito menor e as amolações e ou dores de cabeça causadas por esses problemas quase inexistem.

Assim é meu ponto de vista que em qualquer situação a emissão de NFS-e por intermédio de um sistema é na grande maioria das vezes a melhor abordagem.

Muitas vezes realmente temos a necessidade de emitir uma nota fiscal de serviços eletrônica ao portador.

Por exemplo, imagine um dentista no seu consultório e de repente entra um turista, porta adentro com uma tremenda dor de dente. Como fazer para não burlar o fisco. Ele não tem CPF, nem endereço fixo no Brasil e por ai vai. Se o sistema é engessado e obriga a fornecer um CPF e/ou um CNPJ para que se possa emitir uma NFSe, não tem jeito, a empresa vai acabar cometendo algum tipo de falcatrua para poder contornar o problema.

Algumas prefeituras, antevendo esse tipo de problema, colocaram explicitamente a opção para que um cliente possa ser identificado como turista. Isso realmente resolve o problema.

Outras prefeituras foram um pouco mais sutis na elaboração da solução para o problema. No caso da cidade do Rio de Janeiro, através de sistema, ou seja, pelo webservice, você tem a opção de emitir uma NFSe ao portador. Não há necessidade de identificar o cliente, através da informação do seu CPF e/ou o seu CNPJ. Trata-se da famosa opção “não documentada” do sistema, a qual apenas alguns pouco iniciados têm acesso.

Outra opção ainda, para a Nota Carioca, são os famosos CPF’s com um único dígito. Por exemplo, o CPF 111.111.111-11 tem o dígito verificador válido, embora não seja um CPF válido. O mesmo ocorre, com 222.222.222-22 e assim por diante. Um cliente com esse CPF pode ser submetido à Nota Carioca que ela será emitida com sucesso.

Mal foi dada a largada oficial para o início das emissões obrigatórias das NFS-e aqui no Rio de Janeiro e as primeiras falcatruas começam a surgir. Nada como a imaginação criadora do povo para burlar as leis e obrigar os desenvolvedores de sistemas a produzirem sistemas melhores e mais robustos.

Bem as primeiras falcatruas com a Nota Carioca – NFS-e do Rio de Janeiro já começaram a surgir. Ontem um amigo meu me telefonou e contou que na caixa de correio eletrônico da sua esposa tinha chegado uma mensagem contendo uma Nota Carioca, no nome dela.

É claro que a esposa dele não tinha tomado ou consumido aquele serviço. O serviço prestado é algo intangível e às vezes difícil de ser comprovado se ele foi usado ou não.

Por exemplo, como é que você vai provar se você foi ou não assistir a um show. Terá que arrumar testemunhas que garantam que você não foi ao show. Se tiver viajado para o exterior você tem o passaporte como prova. Se por acaso viajou pelo Brasil e ficou hospedado em um hotel você tem como prova a passagem de avião ou a conta do hotel. E assim por diante.

Mas aonde é que eu quero chegar com todas essas histórias.

É claro que em uma segunda etapa a receita federal certamente irá fazer uso dessas bases de dados de NFS-e. E pode acontecer que você não tenha como comprovar os gastos com os serviços atribuídos em seu nome. Então como é que fica a situação? Você, certamente,  passará a ter problemas com o fisco.

No caso da esposa do meu amigo a empresa que resolveu fazer a falcatrua, arrumou uma base de dados confiável, com nome, cpf, endereço e e-mail. Assim a Nota Carioca pode chegar até ela.

Imagine agora que a base de dados que a empresa arranjou não tinha e-mail. Você nem vai ficar sabendo que você é um laranja.

As prefeituras têm que providenciar uma forma rápida, confiável e segura para que uma pessoa que esteja sendo usada como laranja e se souber do fato, possa contestar a NFS-e onde seu nome aparece.

Estamos no mês de agosto de 2010 e aqui, na Cidade Maravilhosa, Rio de Janeiro, para as empresas prestadoras de serviço que no ano passado faturaram mais de R$ 240.000,00 a emissão da nota fiscal eletrônica se serviços passou a ser obrigatória.

Pelo fato ser diretor de uma software house, empresa que desenvolve sistemas para computadores, participo de diversas listas de discussão e em particular sobre informática. Uma das minhas inscrições mais recentes foi numa lista de discussões sobre Nota Fiscal Eletrônica em geral.

O que tem circulado nessa lista nesses últimos dias é impressionante. A quase totalidade das mensagens vem com os seguintes títulos:

Help

Socorro

Por favor me ajudem

Alguem tem um xml de exemplo

E por ai vai.

Os desenvolvedores trocam a noite pelo dia e tentam fazer os seus sistemas funcionarem corretamente.

Como já tenho meu sistema que emite NFS-e funcionando perfeitamente, alguns amigos me pedem para dar uma ajudinha. Muitos me mandam o xml para que eu o analise. Para quem não sabe, xml é o tipo de arquivo através do qual o intercâmbio de informações é realizado pelos sistemas com a grande maioria dos sites para emissão da nota fiscal eletrônica.

Os absurdos com os quais me deparo é de arrepiar. É de deixar qualquer um com o cabelo em pé. Algumas vezes o erro é mais sutil e às vezes até difícil de ser detectado, mas em outras chega a ser primário. Ele está, por assim dizer, ali na cara e com diz o pessoal da roça: Se fosse cobra já tinha mordido.

Nessa hora, na verdade eu deveria ter pena da empresa que depende desse pessoal para ter o seu sistema de nota fiscal de serviços eletrônica funcionando, mas no fundo não tenho não.

A obrigatoriedade da NFS-e a partir de agosto já era do conhecimento de todos. Mas o que acontece é que as pessoas tem o mau hábito de deixar tudo para a última hora e torcer para que alguma coisa aconteça para que o novo procedimento seja adiado. As empresas não planejam e poucas pensam no futuro.

No processo de vendas e de demonstração do meu sistema de emissão de notas fiscais de serviço, NFS-e, em particular a Nota Carioca, tenho me deparado com algumas situações embaraçosas.

Um prestador de serviços pesquisa na internet, alguma informação sobre a nota carioca, e de repente, ele se depara na tela com o endereço da Estratégia, minha empresa. A sua reação imediata é a de pegar o telefone e pedir informações sobre o produto. Algumas dessas ligações chegam até mim. Se percebo que o potencial cliente tem interesse, e se o seu escritório fica no centro da cidade perto do meu e de acordo com a minha agenda, muitas vezes me prontifico a ir visitá-lo.

Na grande maioria das vezes essas visitas são muito interessantes. Você acaba conhecendo novas pessoas e se naquela visita não pinta algum negócio, pode ter certeza que não foi um tempo desperdiçado, mas sim muito bem investido. Você ganhou visibilidade, fez uma promoção sensacional da empresa, que certamente passou a se tornar mais conhecida depois daquela visita. A pessoa visitada, se bem impressionada com a visita, pode recomendá-lo para outras pessoas e por ai vai. Podemos dizer que você ampliou a sua rede social.

Em algumas dessas visitas você leva o seu notebook, para demonstrar o funcionamento do sistema.

No caso do sistema de emissão de notas fiscais, a tônica é sem sombra de dúvida a conexão com a prefeitura e a consequente troca de informações finalizando com a emissão da NFS-e propriamente dita.

O meu sistema tem a opção de seleção do site de homologação e de produção da prefeitura, justamente para poder fazer demonstrações para os potenciais clientes e também servir de treinamento para estes, fazendo uso do site de homologação. Por sinal essa opção é uma tremenda ferramenta de vendas.

Mas o que acontece quando você visita o teu cliente e o site da prefeitura está com algum tipo de problema, ou fora do ar.

Bem se você foi indicado por alguém que já tem o teu sistema, é provável que o potencial cliente acredite em você e te dê uma segunda chance.

Mas se ele não te conhece, e essa é a primeira visita, é pouco provável que você possa repetir a demonstração em alguma outra ocasião.

Na realidade em ambos os casos descritos, trata-se de uma situação de confiança. Se o potencial cliente acreditar em você, tiver confiança e te der uma segunda chance, pode ter certeza que é ele quem está comprando e não é você quem está vendendo. E se neste cenário você não conseguir vender, reveja seus procedimentos, sua apresentação, por que certamente ai existe algo que não está funcionando como deveria funcionar.

Quando vou visitar um potencial cliente, para o meu sistema de emissão e controle de notas fiscais de serviço, frequentemente, ouço a seguinte pergunta:

Quais as vantagens e desvantagens em emitir a NFS-e por meio de um sistema ou pelo acesso da internet, ao site da prefeitura.

Antes de continuar gostaria de ressaltar que a sede da minha empresa é na cidade do Rio de Janeiro e as observações que se seguem não se aplicam apenas à cidade do Rio de Janeiro (onde a NFS-e que estamos falando é a Nota Carioca). Os pontos aqui abordados se aplicam são válidos para qualquer empresa que esteja sediada num município onde exista a opção de emitir a NFS-e por meio de um webservice disponibilizado pela prefeitura ou diretamente do site da prefeitura.

A minha primeira resposta sempre é:

Depende!

Imediatamente a seguir faço duas novas perguntas:

Qual o seu ramo de atividade e quantas notas fiscais você emite por mês?

O número de notas fiscais emitidas por mês é um primeiro indicador de qual será a resposta.

Se o número é baixo e gira no entorno de 20 notas ao mês, com certeza a opção de emitir as NFS-e por meio de acesso ao site da prefeitura será a mais vantajosa e a mais econômica.

Com certeza o custo de aquisição de qualquer sistema, por melhor e mais barato que seja não se justifica. Ligar o computador, acessar o site da prefeitura, digitar as informações do cliente, que se for um cliente regular já estarão armazenadas no site da prefeitura e em seguida digitar as informações do serviço não demoram mais do que 5 minutos. Menos tempo do que se gasta para tomar um cafezinho.

Um cafezinho a menos a cada dia, durante o mês e o problema de emissão das NFS-e está resolvido.

Existem situações onde o número de emissão de NFS-e gira em torno de 100 a 150 NFS-e ao mês, mas mesmo assim ainda continua sendo vantajosa a emissão das NFS-e através do site da prefeitura. É o caso de médicos, dentistas e alguns outros profissionais. Se ele tiver uma recepcionista ou uma secretária, esta poderá, após cada consulta acessar o site e rapidamente emitir a NFS-e. Não haverá muita diferença para o cliente, pois uma vez terminada a consulta ele já esperava, antigamente, pelo preenchimento manual da nota fiscal. Agora, talvez, ele espere um pouco mais, mas a nota fiscal será mais nítida, bonita e impressa pelo computador ou então enviada para o seu e-mail.

A minha experiência indica que o ponto de indiferença entre emitir NFS-e por sistema ou por acesso ao site da prefeitura está na faixa de 150 notas emitidas no mês. Se as NFS-e puderem ser emitidas ao longo do mês esse número poderá até ser maior, mas, no entanto, se a emissão das NFS-e tiver que se dar num pequeno intervalo de tempo, tipo um ou dois dias, por questões organizacionais da empresa, esse número poderá ser menor. Nessa situação a emissão da NFS-e será mais vantajosa e eficiente se realizada através de um sistema.

Para grandes empresas que emitem mais de 10.000 NFS-e ao mês não existe outra opção que não seja através de um sistema.

Para aquelas que precisam de muita agilidade na emissão das NFS-e o novo serviço que a Nota Carioca passou a disponibilizar com certeza veio a calhar muito bem. É o caso de casas de espetáculo onde um grande número de NFS-e tem que ser emitido num curto espaço de tempo e de forma bem eficiente. Tenho o orgulho de dizer que o sistema da Estratégia para emissão de NFS-e, em particular Nota Carioca, já está fazendo uso desse serviço, em apenas um dia após o anúncio deste.

O leigo, digamos assim, não consegue perceber o que acontece durante um processo de envio de informações a um site e o seu retorno.

Vou tentar expor o que acontece no site da prefeitura da cidade do Rio de Janeiro, durante um processo de emissão de uma NFS-e.

Se a emissão é feita pelo usuário através do site o processo é simples. Primeiramente o usuário, por assim dizer, se identifica no site, seja por meio de uma senha, seja por meio de um certificado digital que é o meio mais confiável e seguro. O usuário informa o cliente, informa o serviço e seu valor e pronto  a NFS-e já pode está emitida. É claro que se for fazer isso para um número grande de NFS-e, você vai precisar de um exército de digitadores ou perder um tempão digitando as informações.

No caso de um sistema o processo é um pouco diferente. Inicialmente as informações são digitadas e armazenadas na base de dados do sistema. Num determinado momento então se decide que via se fazer a emissão das notas fiscais. Nesse instante o sistema “acessa” o site da prefeitura, se identifica e nesse caso essa identificação só é possível por intermédio de um certificado digital e o processo é iniciado. O processo é sempre o seguinte: o sistema envia uma mensagem e em contrapartida o site (a prefeitura) manda uma resposta.

No primeiro passo um lote de potenciais NFS-e é enviado ao site e um protocolo com o número da entrega é recebido.

No segundo passo o sistema pergunta ao site, informando o número do protocolo, como foi o processamento desse lote. Basicamente o site responde: “Calma ainda não tive tempo de verificar o seu lote, tente mais tarde” ou “no seu lote tem algumas potenciais NFS-e que estão com informações insuficientes ou erradas” ou “parabéns o lote está beleza”.

Se o site estiver muito ocupado, você não tem outra saída senão tentar mais tarde. Mas o tempo entre uma tentativa e outra, até se obter uma resposta da prefeitura, é no máximo de alguns muito segundos ou poucos minutos.

No caso do lote apresentar problemas, todo o lote é rejeitado, e os erros corrigidos e todo o lote tem que ser apresentado novamente.

A última alternativa significa que as nossas potencias NFS-e foram de fato transformadas em NFS-e. Resta-nos agora consultar a prefeitura e perguntar os dados da NFS-e. Isso uma vez mais é feito através de uma consulta. O sistema pergunta, uma a uma, para cada potencial NFS-e do lote que foi processado com sucesso, quais os dados gerados para aquela potencial NFS-e. Esses dados são o número da NFS-e, seu código de verificação e data e hora de sua emissão. Essas informações são necessárias, se o seu cliente quiser acessar o site da prefeitura e verificar a autenticidade da NFS-e emitida, ele poderá faze-lo por meio dessas informações.

É bem verdade que é um processo, razoavelmente complicado e bastante “burocratizado”, mas isso tudo é na realidade uma questão de segurança, e não é um processo de resposta imediata.

Atenção a todos que ainda não conseguiram fazer NFSe – Nota Carioca.

As notas em papel continuam válidas até 31 de agosto de 2010

Frequentemente, vejo nas listas de discussão de desenvolvedores, onde o assunto é a NFSe, a seguinte pergunta:

“Estou iniciando o desenvolvimento de um sistema de NFSe por onde devo começar?”

No caso do Rio de Janeiro – Nota Carioca eu diria que a prefeitura da cidade do Rio de Janeiro facilitou tremendamente essa empreitada, com as ferramentas e o “modus operandi” que ela disponibilizou. Respondendo a pergunta acima, a minha sugestão é a seguinte:

1 – Crie um arquivo txt com as informações para a NFSe e envie pelo site.

Essa é uma etapa fácil e não existe muita resistência pois todo desenvolvedor, e que faça uso de qualquer linguagem sabe como gerar um arquivo em formato txt.

Obviamente você terá que fazer alguns testes até que o seu arquivo de lotes seja aceito e a NFSe emitida. Mas isso não é assustador, pois com certeza você conseguirá realizar esta tarefa. Com isso você já pode emitir notas fiscais e a empresa não ficará no prejuízo.

Uma vez concluída essa etapa vamos para a etapa seguinte.

2 – Crie um arquivo xml com as informações para a NFSe e envie pelo site.

Aqui o problema começa a ficar um pouco mais complicado. Para muitos o xml é “um bicho diferente” e totalmente desconhecido. Mas não se trata de nada fora do normal. Algumas horas de pesquisa e leitura, pelo Google, são perfeitamente capazes de prover os conhecimentos e entendimentos que você necessita para seguir adiante.

Se você desenvolve fazendo uso de alguma linguagem da Microsoft que conste da ferramenta Visual Studio o problema fica muito mais fácil de ser resolvido.

Mas não se iluda, pois não se trata de uma tarefa das mais simples. Você pode criar ferramentas para verificar a consistência do arquivo que está sendo gerado. Você pode “bater” o xml gerado contra o xsd padrão que está sendo utilizado e saber se o arquivo está correto ou não antes de enviá-lo.

Se você conseguiu ultrapassar esta barreira, parabéns. Para aqueles então que criaram o arquivo xml “na unha” os parabéns então são em dobro.

Agora então vamos à etapa seguinte:

3 – Envie o arquivo xml por meio de um sistema.

Se você chegou até aqui e se faz uso de uma linguagem que utiliza o padrão Microsoft, esta etapa então é um verdadeiro “mamão com açúcar”. É fácil. Você insere no teu projeto a referência do site, quer seja ele de homologação ou de produção. Escolhe um certificado digital válido, que deve estar no seu computador e manda o arquivo para o site.

Pegue o arquivo de retorno do site e ai então é só “partir para o abraço”.

Assim colocado até parece que em algumas horas você será capaz de “resolver a parada”. Mas, por favor, não se iluda. Na verdade não é tão fácil e nem tão simples assim. Mas uma coisa você pode ficar certo, com empenho e afinco você certamente consegue.

Agora a palavra final, você tem que ir até a última etapa por que se você não fizer e ficar na segunda ou na primeira etapa você certamente terá que atualizar o teu sistema de faturamento, na mão, o que não é uma boa prática e se o número de NFSe emitidas for grande esse procedimento é, praticamente, inexequível.

Já estamos ficando acostumados com as constantes inovações que ocorrem no mundo tecnológico. O ritmo dessas inovações tem crescido de forma alucinantemente rápida.

Os computadores evoluem, sistematicamente, e a cada vez eles se tornam mais sofisticados, mais poderosos, mais rápidos e com maior capacidade de processamento. Discos maiores com maior capacidade de armazenamento de dados. Monitores coloridos, com alta definição e tela plana. Redes wireless fazendo como que todo mundo fique o tempo todo conectado. E agora processadores com diversos núcleos.

Em paralelo, os programas e sistemas que controlam e fazem essa máquinas funcionar também evoluem. Dos, Windows 98, Windows XP, muitos outros e agora Windows 7.

Essa evolução também tem repercussões no mundo empresarial. Por exemplo, os consumidores já se acostumaram a receber a nota fiscal, quando fazem uma compra em qualquer estabelecimento comercial, emitida por um ECF – emissor de cupom fiscal. O ECF é aquela impressorinha que imprime e armazena as informações das notas fiscais. A antiga nota fiscal preenchida, manualmente, num bloco e com papel carbono para gerar as cópias já não mais existe.

Agora imaginemos uma loja com seu computador, com seu ECF, com um sistema de automação comercial, homologado para o PAF-ECF, tudo dentro da legalidade e funcionando perfeitamente. Por um desses acasos, o computador sofre uma pane e é condenado a ir para o lixo. O empresário compra um novo computador, mais rápido, mais bonito e para espanto seu, nada mais funciona.

Isto não é uma fantasia, fruto da nossa imaginação, mas sim uma realidade, nua, dura e crua.

Muitos dos programas que funcionavam no antigo computador, não mais funcionam no novo. As tais DLL’s – bibliotecas de programas – que controlam e fazem funcionar os ECF’s – impressoras de notas fiscais – produzidas e fornecidas pelos fabricantes dos ECF’s tem que ser modificadas.

Esse é o problema dos pioneiros, aqueles que se aventuram com as novidades. São eles que apontam os problemas, para que os fabricantes de software e de equipamentos encontrem as soluções, mas, obviamente, tudo isto tem um custo.

Na verdade a culpa, muitas vezes não é da software house que desenvolveu o sistema de automação comercial, mas sim do fabricante do ECF que forneceu a DLL para o seu funcionamento. Esta DLL que funcionava , no computador antigo, não mais funciona no novo.